Méthode d’organisation ZTD : comment aller à l’essentiel

De quelle manière parvenir à s’organiser pour atteindre les objectifs que nous nous fixons ? Telle est la question à laquelle Leo Babauta propose une réponse – la sienne, comme il le rappelle régulièrement – qu’il a baptisée ZTD pour « Zen To Do » [1]. Le principe de cette méthode est d’adopter une démarche systématique pour organiser, décomposer et effectuer des tâches tout en tenant compte de nos envies. Cette méthodologie est dérivée de la GTD (Gettings Things Done) – de David Allen – dont elle cherche à développer certains concepts passés sous silence – essentiellement l’étape de l’organisation (je précise que je n’ai encore lu aucun des livres de cet auteur, donc tout commentaire est tiré de Babauta). Le deuxième livre [2] propose différentes voies afin de simplifier nos vies et de ne garder que ce qui compte le plus pour nous. Ces lectures m’ont vraiment intéressées car elles répondent à mon besoin actuel d’organisation car je me suis rendu compte que j’avais une tendance extrême à la dispersion. Ainsi même si j’avais déjà adopté un certain nombre de pratiques, cela n’a jamais été aussi systématique ni autant inscrit dans la durée.

La méthode ZTD

La méthode ZTD est une série de dix habitudes :

  1. Collecter : toujours avoir un bloc-notes sur soi et noter tout ce qui nous vient à l’esprit (tâches, projets, idées…) afin de ne plus jamais rien oublier. En rentrant chez soi, retranscrire dans l’ordinateur (mettre à jour la liste de tâches, etc.).
  2. Traitement : décider rapidement de ce que l’on doit faire avec le courrier (électronique ou non) afin de ne jamais laisser une pile se former (ou une liste d’emails non répondus) : il faut toujours prendre une décision rapide, entre supprimer, archiver, répondre (tout de suite ou plus tard). Par contre pour être efficace il vaut mieux ne relever le courrier que quelques fois par jour.
  3. Planifier : pour chaque jour et chaque semaine, choisir trois « tâches les plus importantes » (généralement au moins une professionnelle, et une personnelle qui permet d’atteindre notre « objectif de l’année » ; voir plus bas).
  4. Exécuter : effectuer une tâche à la fois, sans aucune distraction (couper internet, les emails, le téléphone…).
  5. Choisir des outils simples : il conseille par exemple un bloc-notes papier et des fichiers textes pour les listes de tâches. En tout cas il ne faut pas se perdre en essayant une multitude de logiciels, ni en choisir un qui demande une configuration complexe pour être utilisé.
  6. Organiser : une maison pour chaque objet : tout objet doit avoir une place attitrée (je reviens sur ce point plus bas).
  7. Révision : revoir le système et les tâches exécutées chaque semaine, chaque mois et chaque année.
  8. Simplifier : réduire les objectifs et les tâches pour aller à l’essentiel, se fixer des limites. Cela demande de supprimer (lors de révisions) tout ce qui est devenu obsolète ou que l’on considère comme n’étant plus (ou pas si) important.
  9. Routines : établir des routines afin de gagner du temps.
  10. Trouver sa passion.

Les huit premières sont les plus importantes, et il existe aussi une version minimaliste avec seulement les quatre premières.

Tout ce système doit s’inscrire (en principe) dans une évolution sur le long terme, par exemple pour atteindre chaque année un objectif qui donne du sens à notre vie.

Acquérir une nouvelle habitude

Souvent lorsque nous décidons de changer nos habitudes, nous voyons trop grand : nous souhaitons changer une multitude de choses à la fois et nous nous fixons des objectifs démesurés (méditer 30 min chaque jour de la semaine). Et pour ces deux raisons nous échouons la plupart du temps.

Après cette observation Babauta insiste sur le fait qu’il ne faut changer que peu d’habitudes (une à trois) à la fois, en commençant petit (5 min de méditation la première semaine, 10 la suivante, etc.). La transition sera ainsi plus facile, et nous nous voyons l’évolution chaque semaine.

Il présente ensuite différentes méthodes pour entretenir la motivation, parmi lesquelles : évaluer la progression, se récompenser régulièrement, parler de nos progrès autour de nous. Mes pauvres lecteurs auront donc à subir le récit des habitudes que j’essaie de changer !

Quelques exemples d’habitudes

Trouver une maison à chaque objet

J’ai beaucoup apprécié le concept de « maison » [1] qui consiste à assigner à chaque objet une place bien à lui (l’auteur va jusqu’à conseiller de poser des étiquettes afin de rendre clairs ces endroits). Ainsi il ne faut jamais laisser des papiers s’empiler sur le bureau (courrier reçu, post-its…), des objets se disperser (ciseaux…), ou encore des fichiers s’accumuler dans un dossier sur l’ordinateur (typiquement le bureau de l’utilisateur qui devient une vraie poubelle). À la rigueur le classement peut attendre la pause entre deux tâches, mais guère plus.

Le moment le plus crucial dans cette organisation est celui qui sépare deux tâches (que l’auteur appelle transition), car souvent on « abandonne » ce que l’on faisait dans la précédente, soit inconsciemment (on pose l’objet là – par exemple le téléphone – où on a arrêté de l’utiliser) ou bien en pensant (90% du temps à tort) que l’on va le réutiliser prochainement (e.g. un brouillon avec un calcul en cours).

Il s’agit pour ainsi dire du premier principe auquel je me suis attaché (entre autre grâce à ma mère qui me le répétait toujours), si bien qu’il en est presque devenu instinctif : dès que je finis une tâche, je m’efforce toujours de ranger en pensant à ce que je n’aurai pas à faire plus tard ou pire, à ce qui me dérangera et me fera perdre du temps (par exemple en dégageant mon plan de travail entre deux étapes de cuisine).

Traitement par lots

Dans notre société actuelle il est devenu extrêmement difficile de rester concentré car nous sommes toujours connectés au monde : que ce soit en tant que récepteur – puisqu’à chaque instant nous pouvons recevoir un appel, un message, un email, un article RSS… (et en être averti grâce à une notification instantanée) – ou en tant qu’agent – il est toujours tentant d’aller voir notre mur Facebook, de chercher quelque chose sur Wikipédia ou sur internet (pour ensuite se perdre dans les méandres de la toile).

La solution est d’une part de couper tout ce qui peut nous déranger pendant nos tâches et de se réserver un moment dans la journée pour régler à la chaîne toutes ces tâches (batch processing) : passer tous les appels à la suite, répondre aux emails le soir pendant trente minutes (pour ceux qui ne demandent pas une réponse élaborée). D’autre part l’on peut réserver ce qui relève plus du divertissement (Facebook, flux RSS) aux pauses.

Conclusion

Après la lecture de ces deux petits livres j’ai gagné une motivation toute nouvelle pour m’organiser et avancer dans ma vie. Depuis que j’ai commencé à unifier mes méthodes d’organisation je progresse plus rapidement dans mes projets (cf par exemple mon billet sur Zotero).

Pour ceux qui seraient intéressés pour avoir plus de détails avant de lire les livres, Leo Babauta tient un blog appelé Zen Habits, dont une partie est traduit par Olivier Roland sur son blog Habitudes Zen (on y trouve par exemple une traduction de la méthode ZTD).

J’ai de plus en plus envie de coder un logiciel pour unifier les fonctions d’organisation quotidienne et de développement personnel (tâches, routines, contacts, journal…) ; on verra si j’aurai le temps !

Bibliographies

  1. Zen To Done, Leo Babauta, Waking Lion Press, 2011.
  2. L’art d’aller à l’essentiel, Leo Babauta, Leduc.S, 2012.

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